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ペーパーレス会議に必要な機材

ペーパーレス会議とはどういったものなのでしょうか。現在では紙媒体の需要が低下し、パソコンやタブレットなどのデジタル化が進みつつありますが、そういったデジタル化の波は、一般企業の業務にまで浸透しつつあり、その中でも最近ペーパーレス会議という言葉が広まりつつあります。
ペーパーレス会議の特徴としては、書類などの配布を廃止して、ノートパソコンなどを使用するのが、通常の会議とは違う点です。デジタル媒体を有効活用した会議のメリットとしては、即座にデータの修正と共有ができるという点になります。コストの大幅削減の効果のみならず会議の進行を最適化するのも、このペーパーレス会議の良いところだと言えるでしょう。
必要な機材としては、デジタルデータを扱うため、パソコンやタブレットPC等の端末機材が必須ですが、そのほかにも会議のプレゼン用にプロジェクターなどの機材を使用する場合もあります。また、パワーポイントなどのプレゼンテーションに特化したソフトも使用することによって、より効果的に会議に役立てることが出来るようになるでしょう。
その他にも、ビデオカメラ等を使用することによって、テレビ会議などの遠隔会議も可能になるため、より柔軟性のある会議を行うことが出来るようになります。インターネット回線の高速化も、遠隔地同士での会議に重要な要素となります。

ペーパーレス会議はココが凄い

私の会社でも昨年度から、ペーパーレス会議が導入されました。会議が多く、とにかく資料の多い会議に、毎回印刷だけでも手間がかかっていました。しかし、ペーパーレス会議に変えてから、様々な良いことが起こりました。
まず、印刷をする必要がなくなるので、会議の準備にあてる時間が少なくなります。特に、面倒だったホッチキス留めの時間がなくなるのはとても有り難いです。また、大量の紙の節約にも繋がるので、経費も削減出来ます。
次に、ペーパーレスにするとデータ管理が行えるので、探したい資料をすぐにみつけることが出来ます。ペーパーレス会議になる前は、資料を分類分けしてファイリングしていたのですが、それでも必要な資料をなかなか見つけられませんでした。しかし、データ管理になると、ファイルを検索すれば簡単に見つけることができ便利です。
さらに、ペーパーレスにすると、提案する側も楽になります。私の会社は、以前提案したものを改善して提案し直すことが多いです。それが同じ人の提案ならば、データを持っているので問題ないのですが、他人のデータを改善して提案することも多々あります。その際、その人の資料をまた打ち直すなんて面倒ですよね。ですが、ペーパーレス会議にすると、会社全体の資料がデータ化されるので、他人の資料も楽に使用できます。
このように、ペーパーレス会議を実際にしてみて、たくさんのメリットがあるということを実感しました。

ペーパーレス会議がノー残業を加速させる

過労による自殺などの問題で、最近は労働時間の短縮が社会全体、そして多くの企業において課題になっています。労働時間を短縮するためには、個々の労働者が効率的に時間を活用する事が重要なのはもちろんですが、会社組織としての取り組みも必要になってくるのではないでしょうか。
組織として取り組んでいる事の中で、多くの時間を費やしているのが会議です。この会議の時間を短縮することで、労働時間の短縮を行うこともできるでしょう。会議の時間を短縮するには、資料をなくしてしまうのが有効です。ペーパーレス会議にしてしまいましょう。多くの会議では、事前に作成した資料の説明を行いながら進行します。参加者もじっくりと資料を読みながら、何か質問することはないだろうかと考えます。
しかし、その資料に記載されていることで重要なポイントは意外と少ないはずです。何かの同意を得たい、成果を発表したいなど、目的はごく限られているはずです。ペーパーレス会議になると、手元に資料はありませんので、その重要なポイントのみに説明が集中され、議論も端的なものとなります。だらだらと資料を説明する時間がなくなり、ポイントのみに議論が集中するようになると一気に会議の時間が短くなります。
もちろん資料作りの時間も減りますので、会議を資料を持ち込まないという本当の意味でのペーパーレス会議にすることにより、残業は一気に減ることとなるでしょう。

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